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网站建设知识

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网站建设项目管理——8个步骤教你管理网站建设项目

定义目标(Define Objectives)

定义出的目标会指导你实现最终目的。那么你的网站建设目标是在线销售你的产品,还是提供客户支持,又或是促进投资者关系?请认真地定义并且准确地记录你的目标。

决定项目成功的关键指标。这些指标能够在项目完成后告诉你这个项目最终成功与否。请确定一些可测量的指标,只有这样你才能够检查你是否实现了这些指标。比如说,“这个网站建设项目将最终促使在线销售增长25个百分点”就是一个可衡量的指标。

利益相关者分析(Stakeholder Analysis)

利益相关者指的是那些对你的项目成功与否感兴趣的人。识别出这些人群并且了解清楚他们是否支持你的项目。利益相关者分析指根据他们对你的项目的积极性高低和他们对你的项目影响力大小来分类。

影响力大并且积极性高的利益相关者将是你的同盟,无论何时你都应该尽力取得他们的支持。同时,你应当尽量减小那些影响力大但对你的项目持反对态度的人群对项目可能造成的影响,因为这些人群既有可能也有能力对你的项目造成伤害。

在你的利益相关者分析中,你可以对这四类人群(影响力大并且积极性高、影响力大但积极性低、影响力小但积极性高、影响力小并且积极性低)给出不同的应对策略。

定义交付物(Define Deliverables)

交付物指的是那些项目的实体产品。你可以通过与利益相关者交流来帮助你定义这些交付物。你的网页设计是否包含为程序师所用的网页布局和网站地图?每一页的内容是什么?你需要把这些内容全部记录下来。

关键的利益相关者必须审阅并且确认这些定义的交付物准确地反映出他们所期望的交付产物。

项目规划(Project Planning)

决定如何实现你的项目目标。这包括决定这个项目需要多少人以及哪些人、多少资源和预算。如果这个网站建设项目由你的公司自己完成,你还需要决定实现每一项交付物所需的活动。

例如,你可能会安排一个网页设计师来设计页面布局和浏览图表。另外,你可能会决定让一个销售队伍来提供所有的产品信息和图片。同时,你可能需要你的财务经理来建立在线销售和付款关口帐号来实现在线交易的功能。但如果你打算将这个项目外包出去,你需要清楚的说明外包商需要交付的产品信息。

接下来请对每项活动所需的时间和人力做出估算,从而决定一个现实的工期和预算。同样地,让关键的利益相关者来审阅和认可你的计划和预算。

对计划的交流沟通(Communication Planning)

开一个项目启动会议,并且在会议上与团队成员就项目计划进行沟通。确保每个人都清楚地了解项目工期及其职责所在。

例如,网页设计师需要了解到他所设计的页面布局和浏览图表应当以销售经理的要求为基础。他也需要知道这项活动(网页设计)的起始和结束的时间。

另外你要跟团队成员分享你的项目沟通计划。这包括具体的报告模板、上报和会议的频率、以及如何解决团队成员之间的矛盾冲突。

项目跟踪(Project Tracking)

项目自始至终你都需要监视实际的成本、工期和范围与计划值之间的偏差。必要时向关键的利益相关者汇报这些偏差并且采取一些纠错措施。为了使项目重新回到计划的轨道上,你可能需要对项目的成本、范围和工期做出调整。

假设你的项目可能因为程序师所遇到的技术问题而延误工期。这时你也许会通过重新组织或者消减剩余的任务来挽回时间。如果这个方法不可行,你可能会考虑增加预算来多雇佣一位程序师,或者考虑在其他方面缩小项目的范围。

需要注意的是,你对计划所采取的任何调整都可能会影响到项目交付物的质量。如果计划增加预算,你需要得到项目赞助商的认可。

变更管理(Change Management)

每一个项目在启动后都会发生变化。你需要同利益相关者协定出一个简单的变更管理策略。比如由你和关键的利益相关者组成一个委员会,并且由这个委员会来决定是否采纳变更。

评定每一项变更可能对项目范围、成本和工期所造成的影响,然后决定是否采用此项变更。值得注意的是,你采纳的变更越多,你能够按时、按工期完成项目的机会就越小,除非你缩小项目在其他方面的范围。

假设销售经理希望能够在网站上增加一个弹出窗口来放置产品的图片。这时你需要考虑这个变更要求可能造成的影响。你可能需要取消一些未来的任务来采纳这项变更同时又不超出预算。或者也许根本不可能在不增加预算和延长工期的情况下采纳这项要求。

不要在没有对潜在影响作出评定的情况下盲目地接受变更要求,否则你的项目会严重超出计划。

风险管理(Risk Management)

风险是指那些会对项目的成功带来负面影响的事件。在项目中,尽早地识别风险,同时判断一个风险发生的可能性,以及风险发生时对项目造成的影响的大小。

最可能发生并且对项目影响最恶劣的风险是最重要的。后果严重但不易发生的、或者已发生但影响不大的风险的重要性居次。不易发生并且影响不大的风险的威胁最小。

风险缓解计划是针对可能发生的风险而建立的、旨在降低风险危害的行动计划。从最重要的风险开始,然后处理次要的风险。定期地回顾风险清单,考虑任何可能发生的新风险。

假设销售经理无法确定他对新网站的期望结果,那么项目团队也就无法交付一个可以达到他的期望值的网站。这个风险发生的可能性很高,而且一旦发生了对项目造成的影响也会很大。那么你的风险缓解计划应该包括一项内容,就是尽早让网页设计师设计出页面布局,然后让销售经理检阅这个布局。

总结

总之在网站建设项目中采用以上几点最佳实践能够大大提高你的项目成功率。



文章版权信息

作者:

Simon Buehring是一位在英国及亚洲IT行业拥有广泛的管理经验的项目管理师、咨询师以及项目管理培训师。他目前从事的Knowledge Train培训机构在英国及海外提供PRINCE2项目管理培训课程。请通过Knowledge Train的网站来联系他。